กระทรวงกิจการภายในประเทศและการสื่อสารของญี่ปุ่น คำนวณว่าสัดส่วนของบริษัทที่มีอายุเกิน 100 ปีในญี่ปุ่นนั้นอยู่ที่ 1 ใน 150 แห่ง ส่วนบริษัทที่มีอายุ 200 ปี อยู่ที่ 1 ใน 3,500 แห่ง 

หากเราเพิ่มจำนวนปีขึ้นไปให้มากถึง 300 ปี ตัวเลขจะกลายเป็น 1 ต่อ 7,000 แห่ง มีบริษัทกว่า 600 แห่งที่อยู่รอดมาได้นานขนาด 3 ศตวรรษ 

ในช่วง 300 ปีนี้ บริษัทเหล่านี้ต้องผ่านสงครามภายในประเทศญี่ปุ่น สงครามโลก แผ่นดินไหว วิกฤตเศรษฐกิจ กระแสโลกาภิวัตน์ การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี มาได้ 

ตัวอย่างบริษัท 300 ปีที่มีชื่อเสียงและเราอาจพอได้ยินกันบ้าง ได้แก่ Toraya (วุ้นถั่วแดง), Nishikawa Living (เครื่องนอน), Kikkoman (ซีอิ๊ว), Gekkeikan (สาเก), Mitsukoshi (ห้างสรรพสินค้า) 

หากสังเกตดี ๆ อุตสาหกรรมที่บริษัทเก่าแก่เหล่านี้อยู่ มักเป็นอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องกับชีวิตผู้คน เช่น อาหาร เครื่องนอน หรือเป็นอุตสาหกรรมที่ไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีหรือรูปแบบสินค้าบ่อย เช่น ห้างสรรพสินค้า 

ครั้งนี้ดิฉันได้พบกับบริษัทอายุ 300 ปีแห่งหนึ่ง ซึ่งอยู่ในธุรกิจที่เกิดการเปลี่ยนแปลงบ่อย เผชิญความเสี่ยงสูง แต่เข้าตลาดหลักทรัพย์ได้ ผู้บริหาร และยังเป็นคนในครอบครัวที่สืบทอดธุรกิจกันมากว่า 14 รุ่น 

อะไรคือเคล็ดลับความยั่งยืนของบริษัทนี้ เชิญทุกท่านรู้จัก ‘Okaya’ บริษัท Trading Company เก่าแก่ของญี่ปุ่นที่มีอายุกว่า 354 ปี (ในปี 2023)

อดีตบริษัทจำหน่ายอุปกรณ์การเกษตรที่มีเซลส์เป็นชาวนา

บริษัท Okaya ก่อตั้งเมื่อปี 1669 ในเมืองนาโกย่า ธุรกิจในช่วงแรกคือการจำหน่ายเครื่องมือและอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น มีด เครื่องครัว อะไหล่ทองเหลือง เคียว กรรไกรตัดหญ้า และค่อย ๆ ขยายส่งสินค้าจำหน่ายทั่วประเทศ

ร้าน Okaya กลายเป็นร้านที่มีชื่อเสียง เนื่องจากมีสินค้าหลากหลาย ทางร้านมักนำเสนอระบบใหม่ ๆ หรือบริการที่น่าสนใจอยู่เสมอ 

ช่วงฤดูหนาว ซึ่งเป็นช่วงที่เกษตรกรพักจากงานปลูกพืชผัก ทาง Okaya ก็จ้างเกษตรกรที่ว่างงานมาเป็นพนักงานขายชั่วคราว และเป็นพนักงานที่เข้าใจอินไซต์ลูกค้าจริง ๆ ทำให้ยอดขายของ Okaya ดีขึ้น 

นอกจากนี้ ทางร้านยังวางระบบคล้ายแฟรนไชส์ปัจจุบัน คือพนักงานที่ทำงานได้ดีขอแยกออกไปสร้างร้านของตนเองได้ โดยยังได้รับการสนับสนุนจากร้าน Okaya อย่างต่อเนื่องและเป็นพันธมิตรกัน 

เมื่อเข้าช่วงศตวรรษที่ 19 ญี่ปุ่นเริ่มติดต่อกับต่างประเทศมากขึ้น Okaya เป็นบริษัทแรก ๆ ที่เข้าไปติดต่อนำเข้าเหล็กจากยุโรป จากนั้นค่อย ๆ เริ่มขยายสำนักงานไปต่างประเทศ มีการสร้างศูนย์แปรรูปเหล็กกล้า ตลอดจนคลังสินค้าบริเวณท่าเรือ เพื่อรองรับการนำเข้าเหล็กและส่งออกอะไหล่แปรรูป

อะไรคือเคล็ดลับความสำเร็จของ Okaya 

ปัจจุบัน Okaya มีพนักงานทั้งหมด 700 คน หากรวมพนักงานในเครือ มีมากกว่า 5,000 คน และมีเครือข่ายกว่า 23 ประเทศ  

บนเว็บไซต์ของบริษัท Okaya มีคำอธิบายเกี่ยวกับบริษัทว่า Okaya เป็นบริษัทส่งออกและนำเข้าผลิตภัณฑ์เกี่ยวกับเหล็กและเหล็กกล้า ตลอดจนสินค้าอิเล็กทรอนิกส์ เคมีภัณฑ์ อะไหล่ เครื่องจักร และผลิตภัณฑ์อาหาร 

หากมองว่าในยุคปัจจุบันเทคโนโลยี IT พัฒนาอย่างรวดเร็ว ข้อมูลต่าง ๆ เข้าถึงได้ง่ายเพียงแค่ผ่านปลายนิ้ว บริษัททั่วโลกติดต่อกันโดยตรงได้สะดวกยิ่งขึ้น บริษัทที่เป็นตัวกลางอย่าง Okaya จะอยู่รอดได้อย่างไร 

จากสายตาคนภายนอก Okaya ‘น่าจะ’ อยู่รอดได้ เพราะมีสินค้าที่หลากหลาย รองรับความต้องการของลูกค้าได้ในวงกว้าง 

แต่เคล็ดลับความสำเร็จของบริษัทนี้ จริง ๆ แล้ว คือ ‘ความสามารถในการรวบรวมผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง และสร้างประโยชน์ให้กับทุกคน’ 

ยกตัวอย่างเช่น โปรเจกต์อุตสาหกรรมการบิน Okaya มิได้ทำเพียงแค่หาเหล็กหรืออะไหล่มานำเสนอผู้ผลิตเครื่องบิน แต่เข้าไปช่วยออกแบบและวางระบบใหม่ทั้งระบบเลย

ในวงการการบินนั้น มีความยุ่งยากอยู่หลายประการ อันดับแรก คือการยื่นขอใบรับรอง ผู้ผลิตจะต้องยื่นขอใบรับรองอย่างเป็นทางการ มีการเข้าไปตรวจเช็กอย่างเข้มงวด หากได้รับใบรับรองก็ต้องผลิตตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ 

บริษัทผู้ผลิตเครื่องบินเองต้องติดต่อกับบริษัทอะไหล่แต่ละราย ๆ ในทุกขั้นตอนเอง เนื่องจากอะไหล่แต่ละชิ้นล้วนมีข้อบังคับ มาตรฐานที่ละเอียดมาก ผู้ประสานของผู้ผลิตเครื่องบินจึงมักปวดหัวกับการติดต่อซัพพลายเออร์จำนวนมาก ต้องตรวจสอบมาตรฐานและต้องอธิบายให้ซัพพลายเออร์แต่ละราย ๆ เข้าใจ 

และนี่คือโอกาสที่บริษัท Okaya มองเห็น 

ทาง Okaya เข้าไปช่วยออกแบบระบบให้กับผู้ผลิตเครื่องบินทั้งหมด 3 ระบบ ระบบแรก คือระบบ Logistics ซึ่งช่วยให้ประสานการขนส่งกับซัพพลายเออร์ในต่างประเทศได้ง่ายยิ่งขึ้น ระบบที่ 2 คือระบบบริหารจัดการสินค้าและการรับมือเคลม ระบบที่ 3 คือระบบการเงิน ซึ่งช่วยให้การคำนวณภาษี รายได้ต่าง ๆ ของผู้ขายแต่ละประเทศ ทำได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารและตรวจสอบกับฝ่ายกฎหมายทีละราย ๆ 

ในโปรเจกต์นี้ Okaya ต้องประสานกับผู้ผลิตเครื่องยนต์ของเครื่องบิน บริษัทอะไหล่ในสหรัฐอเมริกา ซัพพลายเออร์วัสดุต่าง ๆ บริษัทแปรรูป บริษัท Logistics ตลอดจนบริษัทที่บริหารจัดการคลังสินค้า โดยรวมแล้วบริษัทต้องติดต่อคนกว่า 50 คนในการทำระบบนี้ให้ทุกคนใช้งานได้ง่ายที่สุด 

ในที่สุดระบบใหม่ระบบนี้ทำให้ผู้ผลิตเครื่องบินประหยัดเวลาในการประสานและผลิตเครื่องบินไปได้มาก และทำให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ทั้งซัพพลายเออร์ บริษัทขนส่ง ฯลฯ เห็นภาพเดียวกันและแบ่งปันข้อมูลผ่านระบบได้รวดเร็วยิ่งขึ้น 

โปรเจกต์สร้าง Japan Quality ในเวียดนาม

มีโปรเจกต์หนึ่งที่ทาง Okaya ต้องเข้าไปช่วยผู้ผลิตเหล็กกล้าในเวียดนามพัฒนามาตรฐานการผลิตให้สูงยิ่งขึ้น 

ทาง Okaya เข้าไปติดต่อลูกค้าของบริษัทเหล็กกล้า เพื่อทำความเข้าใจความต้องการของลูกค้า ประสานไปยังบริษัทผลิตเหล็กในญี่ปุ่นให้ช่วยถ่ายทอดวิธีการผลิตที่มีประสิทธิภาพในมาตรฐานญี่ปุ่นให้ เช่น เวลาเชื่อมเหล็ก ไม่ใช่แค่เชื่อมเหล็กแล้วจบ แต่ต้องเชื่อมเหล็กให้ดูสวย ประณีต แทบไม่เห็นรอยต่อ 

นอกจากนี้ ทีมงานของ Okaya ยังต้องช่วยประสานเรื่องการขนส่ง ทั้งทางเรือ ตลอดจนทางรถบรรทุก หากเป็นช่วงไต้ฝุ่นหรือเกิดปัญหาล่าช้า ก็ช่วยวางระบบที่ประสานระหว่างโรงงานในเวียดนาม บริษัทลูกค้าในญี่ปุ่น บริษัทโลจิสติกส์ ตลอดจนระบบที่สร้างเอกสารศุลกากรต่าง ๆ ด้วย 

เพราะฉะนั้น Okaya มิได้เข้ามาเป็นแค่ตัวกลาง ประสานผู้ซื้อ-ผู้ขาย แล้วกินส่วนต่าง แต่พวกเขาประสานกับทุก ๆ ฝ่าย และทำให้บริษัทเวียดนามส่งออกเหล็กกล้าได้อย่างราบรื่นที่สุด

การสร้างคนฉบับ Okaya

บริษัท Okaya ทราบดีว่าสิ่งที่พวกเขาถนัดที่สุด คือ ‘ความสามารถในการรวบรวมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องและสร้างประโยชน์ให้กับทุกคน’ และพวกเขาใชัทักษะนี้ในการขยายธุรกิจไปยังอุตสาหกรรมใหม่ ๆ กระโดดจากวงการนำเข้าเหล็กกล้า ไปหลายอุตสาหกรรม จนถึงอุตสาหกรรมการบิน

พนักงานขายของ Okaya ถูกฝึกให้เป็นเจ้าของโปรเจกต์และประสานงานได้ทุกด้าน ดูภาพใหญ่ทั้งโปรเจกต์เพื่อสร้างคุณค่าให้ลูกค้ามากที่สุด

พวกเขาต้องรู้จักการวิเคราะห์และหาความต้องการของลูกค้าให้เจอ รู้ว่าลูกค้าน่าจะมีปัญหาตรงไหน และบริษัทเข้าไปช่วยแก้ไขอะไรได้บ้าง จากนั้นพวกเขาต้องนำเสนอแผนได้ ติดต่อกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่าย ทั้งในบริษัทและนอกบริษัททั้งหมด 

พวกเขาไม่ได้แค่วางแผนการขาย แต่ช่วยทั้งเรื่องแปรรูปวัตถุดิบ วางระบบ ช่วยจัดการเรื่องโลจิสติกส์ ตลอดจนระบบ IT 

ความแข็งแกร่งของ Okaya คือบริษัทใช้ระบบโปรเจกต์ โดยพนักงานจากต่างแผนกจะเข้ามาช่วยกันทำโปรเจกต์หนึ่ง ๆ ทำให้มีองค์ความรู้มากขึ้นและมองเห็นภาพใหญ่ได้ดียิ่งขึ้น 

แต่ละแผนกจะมีการจัด MU (Mutual Understanding) Meeting อย่างต่อเนื่อง กล่าวคือคอยรายงานโปรเจกต์ของตน ทั้งความคืบหน้าและปัญหาที่เผชิญ ทุกคนในแผนกจะรู้ว่ามีโปรเจกต์อะไรเกิดขึ้นบ้าง 

นอกจากนี้ยังมีการจัดประชุม MMU (Multi Mutual Understanding) Meeting ซึ่งเป็นการแบ่งปันข้อมูลข้ามแผนก มีการรายงานเป้าหมาย ความคืบหน้า ตลอดจนกลยุทธ์ของโปรเจกต์นั้น ๆ เผื่อแผนกอื่นมีไอเดียหรือให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมได้ 

ผู้รับผิดชอบโปรเจกต์การบินจึงวิ่งไปขอความช่วยเหลือจากแผนกยานยนต์หรือฝ่ายวัสดุให้มาช่วยกันออกแบบระบบได้ 

นอกจากด้านทักษะและโครงสร้างองค์กร Okaya ยังมีกฎ 5 ข้อที่ยึดถือมาโดยตลอด กฎ 5 ข้อนี้ ประธานรุ่นที่ 7 เป็นผู้วางไว้ตั้งแต่ปี 1836 แต่ก็ยังคงใช้ได้ในปัจจุบัน  

1. อย่ามุ่งเพียงแค่ขัดเกลารูปลักษณ์ภายนอก จงขัดเกลาจิตใจภายในด้วย
2. ไม่ใช้ชีวิตอย่างฟุ่มเฟือย จงรู้จักความพอดี 
3. หลีกเลี่ยงความปลอมเปลือก ยึดมั่นในความซื่อสัตย์
4. สนุกในการทำงาน ละอายใจกับความเกียจคร้าน 
5. พึงรู้จักความรับผิดชอบตน พึงช่วยเหลือผู้อื่น

ถอดบทเรียน

Okaya เริ่มธุรกิจจากการเป็นตัวกลาง ซื้ออุปกรณ์และอะไหล่ต่าง ๆ มาแล้วขายไป จุดแข็งในช่วงแรก คือการมีสินค้าหลากหลาย 

ช่วงที่บริษัทเติบโตเร็ว คือช่วงที่ญี่ปุ่นเปิดประเทศ ติดต่อกับต่างประเทศ พัฒนาประเทศให้สมัยใหม่ มีการก่อสร้างมากขึ้น ความต้องการเหล็กกล้าจึงสูงขึ้น 

Okaya เป็นบริษัทแรก ๆ ที่เห็นโอกาสนี้ และรีบประสานนำเข้าเหล็กกล้าจากยุโรป ทำให้กิจการยิ่งเติบโต 

ทว่าเมื่อยุคสมัยเปลี่ยน ความสามารถเดิมของ Okaya กล่าวคือการหาสินค้าหลากหลายมาจำหน่าย ก็ไม่ได้เป็นจุดแข็งอีกต่อไป ในยุคโลกาภิวัตน์ บริษัทต่าง ๆ ติดต่อกันได้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น มีข้อมูลมากขึ้น ทำให้ Okaya ต้องปรับตนเอง 

การปรับของ Okaya ครั้งนี้ มิใช่การกระโดดไปหาสินค้าใหม่ ๆ มาพยายามขาย เพราะคงเป็นสิ่งที่บริษัทอื่น ๆ ก็ทำได้หรือทำตามได้ แต่อะไรคือสิ่งที่ Okaya สั่งสมมานาน ต่อยอดได้ และมีเพียงแค่พวกเขาที่จะทำได้ดีกว่ารายอื่น 

นั่นคือประสบการณ์การติดต่อบริษัทในและต่างประเทศอันหลากหลาย ความเชี่ยวชาญด้านเหล็กกล้า และวัสดุเหล็ก Okaya จึงเริ่มปรับตนเองมาเป็น Solution Provider ช่วยลูกค้าเห็นปัญหา แก้ไขปัญหา และสร้างมูลค่าจากการทำให้ผู้เกี่ยวข้องทุกคน ทั้งลูกค้าบริษัท ซัพพลายเออร์ บริษัทขนส่ง ทำงานได้ดีขึ้น ราบรื่นขึ้น 

เมื่อเห็นจุดแข็งของตน Okaya จึงวางวัฒนธรรมองค์กร การทำงานข้ามแผนก การแบ่งปันข้อมูลกันทั้งในแผนกและระหว่างแผนกขึ้นมาได้ 

เพราะฉะนั้น แม้กลุ่มธุรกิจที่ทำจะดูหลากหลาย ตั้งแต่เหล็กกล้า เคมีภัณฑ์ จนถึงอาหาร แต่ไม่ว่าจะกระโดดไปอุตสาหกรรมใด Okaya จะใช้ความเชี่ยวชาญในการประสานกับผู้เกี่ยวข้องทุกคน และสร้างประโยชน์ให้สูงสุด การรู้ว่าตนเองเก่งอะไร ถนัดอะไร และต่อยอดธุรกิจใหม่จากความถนัดนั้น เป็นเคล็ดลับที่ทำให้บริษัทนี้อยู่มาได้ยาวนานกว่า 350 ปีนั่นเอง